A rubrica “Despesas com Pessoal” ocupa uma única linha no Plano orçamentário (POA) do contrato de gestão. Na tesouraria, a mesma despesa sai do banco em quatro pagamentos distintos (salários, férias, vale-transporte e vale-alimentação), e a contabilidade registra cada um deles em sua própria conta. Todo fechamento exige que alguém some, reclassifique e confira esses lançamentos em planilha até que os três planos contem a mesma história, e é exatamente esse trabalho que o mapeamento do POA elimina.
Os três planos não existem por excesso de burocracia, e nenhum deles pode ser descartado. O problema está em mantê-los separados, o que obriga a equipe a traduzir manualmente a linguagem de um para a do outro a cada relatório.
Por que a entidade trabalha com três planos ao mesmo tempo
Cada plano responde a um interlocutor diferente. O POA (Plano Orçamentário Anual) fala a língua do contrato e organiza a despesa nas rubricas aprovadas pelo órgão contratante. A Lei 9.637/98, que regula as Organizações Sociais, exige que o contrato de gestão especifique o programa de trabalho, as metas e os limites de despesa; a Lei 13.019/14 aplica a mesma lógica às parcerias com OSCs por meio do plano de trabalho, com previsão de receitas e despesas. A entidade presta contas ao contratante nessa estrutura, e em nenhuma outra.
A tesouraria fala a língua do caixa. Suas contas descrevem como o dinheiro efetivamente sai: a folha é paga numa data, o vale-transporte em outra, as férias conforme a escala de cada colaborador. Esse nível de detalhe é o que permite conciliar o extrato bancário e controlar o fluxo de pagamentos.
A contabilidade fala a língua das normas. A ITG 2002 (R1), do Conselho Federal de Contabilidade, determina que entidades sem finalidade de lucros registrem receitas e despesas de forma segregada e evidenciem a aplicação dos recursos recebidos por meio de parcerias. O plano de contas contábil precisa atender a essas exigências, que não coincidem com as rubricas do contrato nem com as contas da tesouraria.
Os três planos são necessários. O que gera problema é tratá-los como sistemas independentes.
O que acontece quando os planos não conversam
Sem vínculo entre eles, cada lançamento é classificado três vezes, por pessoas diferentes e em momentos diferentes. A tesouraria paga, a contabilidade registra e a equipe de prestação de contas reconstrói em planilha, a cada fechamento, qual pagamento pertence a qual rubrica. Esse modelo produz três efeitos recorrentes:
- Relatório e balancete que não batem. O auditor compara a execução financeira apresentada ao contratante com o balancete contábil, e cada diferença exige uma explicação documentada.
- Despesa na rubrica errada. Um lançamento mal classificado pode aparecer como execução acima do limite aprovado. Como o remanejamento entre rubricas costuma depender de autorização prévia do contratante, o valor fica exposto a glosa.
- Dependência de quem conhece a planilha. A lógica de classificação vive na cabeça de uma ou duas pessoas, e a prestação de contas para quando elas não estão.
A pergunta que o Tribunal de Contas ou o órgão contratante faz é sempre a mesma: quais lançamentos compõem o valor apresentado na rubrica. Essa resposta precisa sair do sistema, e não da memória de quem montou a planilha.
Como funciona o mapeamento do POA no Shadow3
No Shadow3, o vínculo entre os três planos é construído uma única vez, na implantação. Cada rubrica do POA é mapeada para as contas de tesouraria e para as contas contábeis que a compõem. Com a rubrica de pessoal, o mapeamento fica assim:
- Rubrica do POA: Despesas com Pessoal
- Contas de tesouraria: Salários, Férias, Vale-Transporte e Vale-Alimentação
- Contas contábeis: as contas de despesa correspondentes a cada uma delas no plano de contas da entidade
A partir daí, o lançamento nasce uma vez e já classificado. A solicitação de compra registrada no Shadow3 informa a rubrica do POA a que pertence, e essa classificação acompanha o mapa de cotações, o pedido de compra e o recebimento sem que ninguém precise informá-la de novo. O pedido de compra já provisiona o valor na rubrica correspondente, o que permite enxergar o comprometimento do orçamento antes de a despesa acontecer. O recebimento gera o contas a pagar com a classificação pronta, a tesouraria paga e a contabilidade recebe o lançamento na conta mapeada.
O mapeamento do POA também funciona como trava. Um lançamento sem correspondência no mapeamento não segue adiante: o processo para no ponto da divergência, e a classificação precisa ser tratada e registrada antes que a etapa seguinte aconteça. A inconsistência é resolvida na origem, em vez de ser descoberta pela auditoria.
Com os três planos alimentados pela mesma origem de dado, os relatórios exigidos pelo contrato, como os anexos RP6 e RP8, são gerados diretamente da operação registrada. O valor apresentado em cada rubrica é a soma de lançamentos identificáveis, cada um com sua solicitação, seu pedido, seu recebimento e seu pagamento.
O que muda para quem opera
- Tesouraria: paga e concilia sem precisar decidir em qual rubrica o pagamento vai cair, porque a classificação já veio da origem.
- Contabilidade: recebe os lançamentos nas contas corretas e fecha o balancete sem reclassificação manual.
- Prestação de contas: monta os relatórios a partir de uma base única, e qualquer valor pode ser aberto até o documento que o originou.
O mapeamento do POA é feito uma vez e trabalha em todos os fechamentos seguintes. A pergunta da equipe deixa de ser como fazer os três números baterem e passa a ser o que a execução está dizendo sobre o contrato, que é a pergunta que a gestão da entidade precisa responder.
Perguntas frequentes
O que é o mapeamento do POA?
É a correspondência, definida na implantação do sistema, entre cada rubrica do Plano Orçamentário Anual e as contas de tesouraria e contábeis que a compõem. Com ela, cada lançamento é classificado uma única vez e alimenta os três planos ao mesmo tempo.
Por que o plano de contas contábil não pode ser igual às rubricas do contrato?
Porque cada um atende a uma exigência diferente. As rubricas seguem o contrato de gestão ou o plano de trabalho aprovado, enquanto o plano de contas segue as normas contábeis aplicáveis ao terceiro setor, como a ITG 2002 (R1). O mapeamento mantém as duas estruturas sem duplicar trabalho.
O que acontece com um lançamento que não se encaixa em nenhuma rubrica?
No Shadow3, ele não avança. O processo para no ponto da divergência até que a classificação seja tratada e registrada, o que impede que a inconsistência chegue ao relatório de prestação de contas.
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Sobre o autor
Este artigo foi produzido pela Equipe Editorial Shadow3, formada por especialistas em gestão administrativa, prestação de contas, contabilidade do terceiro setor e tecnologia para organizações sociais. A Dynatech Software atua há mais de 20 anos no setor.