Gestão de Contratos Eficiente

A gestão de contratos é uma atividade essencial para empresas que buscam eficiência operacional, conformidade legal e mitigação de riscos. Alinhada às melhores práticas do mercado e às regulamentações nacionais, a Dynatech conta com a plataforma Shadow 3, uma solução completa que otimiza a gestão de contratos através do seu módulo de Contract Lifecycle Management (CLM).

Melhores Práticas na Gestão de Contratos

As melhores práticas em gestão de contratos envolvem a adoção de processos e ferramentas que garantam:

Centralização de Informações: Armazenamento seguro e centralizado de todos os contratos e documentos relacionados¹.
Automação de Processos: Fluxos de trabalho automatizados para aprovação, renovação e acompanhamento de contratos².
Integração Interdepartamental: Comunicação eficaz entre os departamentos envolvidos, como compras, jurídico e financeiro³.
Monitoramento de Prazos: Alertas proativos sobre datas críticas, como vencimentos e renovações⁴.
Conformidade Legal: Adequação às regulamentações e normas nacionais, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e o Código Civil Brasileiro⁵.
Rastreabilidade e Auditoria: Registro detalhado de todas as ações e alterações realizadas nos contratos⁶.
Avaliação de Fornecedores: Monitoramento contínuo do desempenho dos fornecedores para garantir a qualidade dos serviços ou produtos adquiridos⁷.

Shadow 3: Funcionalidades que Atendem às Melhores Práticas

1. Módulo Completo de CLM

O Shadow 3 oferece um módulo de CLM que cobre todo o ciclo de vida dos contratos, desde a elaboração até a renovação ou encerramento. Isso está alinhado com a recomendação de centralizar as informações, facilitando o acesso e a gestão por todas as partes interessadas¹.

2. Integração com o Ciclo de Compras e Departamento Jurídico

A integração do ciclo de compras com o controle e gestão de contratos é uma prática recomendada para evitar silos de informação³. O Shadow 3 facilita a comunicação com o departamento jurídico, eliminando redigitações, extravio de documentos e inconsistências entre documentos. Isso está em conformidade com o que preconiza a ABNT NBR ISO 9001:2015 sobre a gestão da qualidade e processos integrados⁸.

3. Alertas Proativos e Monitoramento de Vencimentos

O sistema emite alertas proativos, notificando antecipadamente os responsáveis sobre datas críticas⁴. Essa funcionalidade está alinhada com as melhores práticas de gestão de riscos, conforme orientações do Comitê de Pronunciamentos Contábeis (CPC 25) sobre provisões, passivos contingentes e ativos contingentes⁹.

4. Registro e Controle de Aditamentos

O Shadow 3 permite o registro, controle e renovação de aditamentos contratuais, garantindo a rastreabilidade conforme exigido pelo Código Civil Brasileiro (Lei Nº 10.406/2002), que estipula a necessidade de documentação adequada para alterações contratuais⁵.

5. Módulo de Registro de Ocorrências e Avaliação de Fornecedores

A capacidade de registrar ocorrências com texto, fotos e vídeos, e integrá-las ao Índice de Qualidade de Fornecedores, permite uma gestão proativa dos fornecedores⁷. Essa prática está em conformidade com a Lei de Licitações e Contratos Administrativos (Lei Nº 8.666/1993), que incentiva a avaliação contínua dos fornecedores para garantir a qualidade e a idoneidade¹⁰.

6. Integração com o Módulo Financeiro/Tesouraria

A gestão de contratos é totalmente integrada ao módulo financeiro/tesouraria, possibilitando o acompanhamento da saúde financeira de cada contrato³. A partir do próprio módulo de contratos, é possível consultar pagamentos, adiantamentos e atrasos, bem como ter uma visão completa de todos os impostos e tributos relacionados. Isso atende às exigências fiscais e tributárias estabelecidas pela Secretaria da Receita Federal, garantindo conformidade com obrigações como o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED)¹¹.

7. Digitalização Completa e Preservação de Documentos

A digitalização dos contratos reduz o tempo de consulta e economiza espaço físico, além de preservar as informações por tempo indeterminado¹². Essa prática é incentivada pela Medida Provisória Nº 2.200-2/2001, que institui a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) e confere validade jurídica aos documentos digitais assinados eletronicamente¹³.

8. Logs de Auditoria e Rastreamento de Alterações

O Shadow 3 mantém logs de auditoria detalhados, registrando todas as ações realizadas⁶. Isso está de acordo com os requisitos da LGPD (Lei Nº 13.709/2018), que exige o registro de operações de tratamento de dados pessoais e reforça a necessidade de transparência e segurança⁵.

9. Processos de Aprovação Automatizados

A possibilidade de configurar fluxos de aprovação automatizados melhora a eficiência e reduz erros humanos². Essa prática é recomendada por frameworks como o Business Process Model and Notation (BPMN), que promove a padronização e otimização de processos empresariais¹⁴.

10. Armazenamento Seguro e Centralizado

Todos os contratos são armazenados em um local centralizado com altos padrões de segurança¹. O Shadow 3 utiliza protocolos avançados de proteção de dados, garantindo que informações confidenciais estejam seguras contra acessos não autorizados. Isso está em conformidade com as normas da ABNT NBR ISO/IEC 27001:2013, que estabelece os requisitos para um sistema de gestão de segurança da informação¹⁵.

Benefícios da Adoção das Melhores Práticas com o Shadow 3

Eficiência Operacional: A automação e integração de processos reduzem o tempo e os recursos necessários para a gestão de contratos.
Conformidade Legal: A aderência às regulamentações nacionais evita penalidades e danos à reputação.
Redução de Riscos: O monitoramento contínuo e a avaliação de fornecedores mitigam riscos associados a não conformidades e atrasos.
Transparência e Auditabilidade: Os logs de auditoria e rastreabilidade garantem que todas as ações possam ser verificadas e auditadas.
Segurança da Informação: A proteção dos dados contratuais assegura confidencialidade e integridade das informações.

Conclusão

A gestão de contratos é um componente vital para o sucesso empresarial. O Shadow 3 da Dynatech não apenas incorpora as melhores práticas do mercado, mas também assegura conformidade com as principais regulamentações e normas nacionais. Ao adotar essa solução, as empresas podem alcançar níveis superiores de eficiência, segurança e competitividade.

Referências

Nota: Para mais informações sobre como o Shadow 3 pode transformar a gestão de contratos em sua empresa, visite o site oficial da Dynatech ou entre em contato com um de nossos consultores.

Footnotes

International Association for Contract & Commercial Management (IACCM). “Contract Management Best Practices.” Disponível em: IACCM Best Practices. ↩ ↩² ↩³
Gartner. “Best Practices in Contract Lifecycle Management.” Disponível em: Gartner CLM Practices. ↩ ↩²
ABNT NBR ISO 9001:2015 – Sistemas de Gestão da Qualidade. Associação Brasileira de Normas Técnicas, 2015. ↩ ↩² ↩³
Comitê de Pronunciamentos Contábeis (CPC 25). “Provisões, Passivos Contingentes e Ativos Contingentes.” Disponível em: CPC 25. ↩ ↩²
Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) – Lei Nº 13.709/2018. Disponível em: LGPD. ↩ ↩² ↩³
ABNT NBR ISO/IEC 27001:2013 – Tecnologia da Informação – Técnicas de Segurança – Sistemas de Gestão de Segurança da Informação – Requisitos. Associação Brasileira de Normas Técnicas, 2013. ↩ ↩²
Chartered Institute of Procurement & Supply (CIPS). “Supplier Relationship Management.” Disponível em: CIPS SRM. ↩ ↩²
ABNT NBR ISO 9001:2015 – Sistemas de Gestão da Qualidade. Associação Brasileira de Normas Técnicas, 2015. ↩
Comitê de Pronunciamentos Contábeis (CPC 25). “Provisões, Passivos Contingentes e Ativos Contingentes.” Disponível em: CPC 25. ↩
Lei de Licitações e Contratos Administrativos – Lei Nº 8.666/1993. Disponível em: Lei 8.666. ↩
Secretaria da Receita Federal do Brasil. “Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).” Disponível em: SPED. ↩
Associação Brasileira de Gerenciamento de Documentos (ABGD). “Melhores Práticas em Gestão de Documentos.” Disponível em: ABGD. ↩
Medida Provisória Nº 2.200-2/2001 (ICP-Brasil). Disponível em: MP 2.200-2. ↩
Object Management Group (OMG). “Business Process Model and Notation (BPMN).” Disponível em: BPMN. ↩
ABNT NBR ISO/IEC 27001:2013 – Tecnologia da Informação – Técnicas de Segurança – Sistemas de Gestão de Segurança da Informação – Requisitos. Associação Brasileira de Normas Técnicas, 2013. ↩

Gestão de Contratos Eficiente com o Shadow 3 da Dynatech: Alinhando-se às Melhores Práticas