Gerir através de controles manuais, e uso de aplicações não integradas é um alto risco para as organizações sociais.
Este tipo de prática fragiliza qualquer instituição porque as informações ficam distribuídas.
Desta forma para se ter algum controle é preciso diariamente checar as informações para mantê-las atualizadas, e, principalmente verídicas. É uma tarefa contraproducente, gera altíssimo custo administrativo e desmotiva os colaboradores que deixam de aplicar suas habilidades no cumprimento de suas tarefas e funções para fazer um trabalho de checagem. O resultado é uma operação lenta e factível a erro.
São muitos pontos negativos:
- Vulnerabilidade – informação manipulada pode se perder no processo ou ser modificada, isso acontece com muita frequência com as planilhas eletrônicas;
- Informação sem integridade – difícil dar autenticidade aos dados;
- Segurança da informação – dados manipulados por pessoas podem ser deletados, modificadas ou direcionados a outras pessoas que não são da instituição;
- Alto custo administrativo – perda de tempo, muitas pessoas pressas na operação;
- Níveis táticos e estratégicos sem informações verídicas para tomadas de decisões;
- A organização fica estagnada – não amplia a quantidade de projetos e corre o risco de perder contratos;
- Colaboradores presos a operação repetitiva;
- Atrasos nas prestações de contas.
A adoção de um sistema de gestão é mais que uma solução para os pontos citados acima, porque agiliza os processos operacionais e administrativos de toda instituição, como: compras, financeiro, contratos, controladoria, projetos, prestação de contas, etc.
Usar um sistema de gestão é fundamental para as organizações sociais porque atendem as demandas de compras de produtos e contratação de serviços diversos. Consequentemente o volume de transações geradas pelo departamento de compras é alto e reflete no departamento financeiro que precisa ter o controle de contas a pagar, e, assim por diante.
O sistema de gestão empodera a organização social. Veja abaixo os principais pontos positivos na adoção de um sistema de gestão aderente a sua instituição:
- Integridade e confiabilidade das informações;
- Aumento da segurança sobre os processos do negócio;
- Redução significativa do custo administrativo;
- Aumento exponencial da produtividade – colaboradores motivados cumprindo com as suas funções;
- Gestão do plano orçamentário em tempo real;
- Otimização na gestão financeira;
- Otimização na gestão de compras;
- Transparência e agilidade na prestação de contas – relatórios prontos com atualização em tempo real;
- Otimização em processos de suprimentos;
- Rastreabilidade das transações;
- Business Intelligence – relatórios para suporte à tomada de decisões.
Atendendo clientes de diversos segmentos por mais de 20 anos compreendemos que cada mercado possui particularidades administrativas, demandas e necessidades específicas.
Por este motivo o Shadow 3 foi redesenhado com o objetivo de entregarmos sistemas de gestão aderentes aos diferentes mercados e segmentos dos nossos clientes.
No 3º setor estamos atuando a 6 anos atendendo especialmente as organizações sociais com a versão Shadow 3s, destinado a este segmento em específico, e, é uma satisfação para nós participar do desenvolvimento dos nossos clientes que estão aumentando a sua capacidade de assumir projetos, movimentando recursos públicos de forma transparente, entregando suas prestações de contas nos prazos exigidos e dentro das regulamentações exigidas.
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Equipe MKT|COM